Privacyverklaring

PRIVACYBELEID

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de vereniging San Salvator in Beweging verwerkt van haar leden of andere geïnteresseerden. Indien het lidmaatschap wordt aangegaan met de vereniging San Salvator in Beweging, of om een andere reden persoonsgegevens aan deze vereniging zijn verstrekt, wordt uitdrukkelijk toestemming gegeven om de persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken. Wij adviseren om het privacybeleid goed door te lezen en het te bewaren in de eigen administratie.

1. Uitvoerende en verantwoordelijke ledenadministratie San Salvator in Beweging.

Ledenadministratie: Het bestuur is verantwoordelijk voor de ledenadministratie. De uitvoering van de ledenadministratie is echter uitbesteed aan de medewerkers ledenadministratie.

Personeelsadministratie: Het bestuurslid dat personeelsverantwoordelijke is beheert de gegevens van de betaalde medewerker binnen de San Salvator in Beweging. De salarisadministratie is uitbesteed aan Van de Veerdonk & Van de Loo, welke direct samenwerkt met de penningmeester van San Salvator in Beweging. De arbodienstverlening is ondergebracht bij Keer met als tussenpersoon Schouten Zekerheid.

2. Welke gegevens verwerkt San Salvator in Beweging van haar leden en met welk doel

Het doel van de ledenadministratie is de vastlegging van het lidmaatschap. De ledenadministratie vormt de database voor communicatie met de leden. Dit betreft o.a. het verzenden van de Salvatoriaan, losse nieuwsberichten, adventsmeditaties, vastenmeditaties en communicatie met betrekking tot vergaderingen. Verder worden de gegevens gebruikt voor het versturen van een attentie naar leden.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
– Type lidmaatschap; formeel lid, donateur of belangstellende.
– De voorletters, achternaam en sexe.
– Adres – telefoonnummers en e-mailadres
– Wie wel / niet het lidmaatschap van de vereniging heeft betaald.
– Aan welke werkgroep(en) een lid deelneemt.
– Bankrekeningnummer is bekend bij de penningmeester om de betaling van de bijdrage juist te kunnen verwerken.

3. Bewaartermijnen ledenadministratie

Direct na einde van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens verwijderd.

4. Beveiligingsmaatregelen

De ledenadministratie wordt bijgehouden in een cloudoplossing en is beveiligd met wachtwoorden. Er zijn 3 personen die toegang hebben tot de ledenadministratie, waarvan 2 de administratie kunnen bewerken en 1 persoon kan deze raadplegen. De penningmeester heeft als enige inzage in de hoogte van de betaalde bijdrage door elk lid.

5. Mailing /Website / Sociale media / (Digitale) Nieuwsbrief (Salvatoriaan) – Fotografie en Film

– Alle e-mailberichten worden verstuurd onder BCC.
– Afbeeldingen, waarop mensen herkenbaar in beeld zijn, worden alleen na vooraf gegeven – mondelinge – toestemming, geplaatst.
– Als contactgegevens gebruiken we alleen e-mailadres info@sansalvatorgemeenschap.nl en het algemene telefoonnummer van de Vereniging SSiB : 06 – 48 64 55 07. Persoonlijke gegevens worden niet op de website / facebook / nieuwsbrief geplaatst.

6. Inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten

Via info@sansalvatorgemeenschap.nl kan een lid, donateur of belangstellende verzoeken om de eigen persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Dit verzoek zal zo spoedig mogelijk worden opgevolgd, uiterlijk binnen een maand na ontvangst ervan. Indien een lid, donateur of belangstellende bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, kan deze eveneens contact opnemen met het bestuur. Tevens kan een lid, donateur of belangstellende contact opnemen met het bestuur bij klachten over de wijze waarop San Salvator in Beweging persoonsgegevens verwerkt of verzoeken behandelt. Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen worden gericht aan info@sansalvatorgemeenschap.nl.

7. Personeels- en salarisadministratie

In de personeelsadministratie binnen de San Salvator in Beweging worden NAW-gegevens, formele gespreksverslagen ( zoals voortgangsgesprekken / functioneringsgesprekken / beoordelingsgesprekken ) bewaard met als doel om tot een goede uitvoering van het functioneren van de medewerker te komen.

De salarisadministratie is uitbesteed aan Van de Veerdonk & Van de Loo. Zij beschikken alleen over de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken. Met Van de Veerdonk & Van de Loo is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

De Arbodienstverlening is ondergebracht bij Keer met als tussenpersoon Schouten Zekerheid. Voor communicatie die nodig is bij de uitvoering wordt gebruik gemaakt van Verzuimsignaal. Alleen Keer en een bestuurslid van de San Salvator in Beweging hebben toegang tot de gegevens. Keer is beveiligd met tweestapsverificatie.

8. Wijzigingen Dit privacybeleid kan indien nodig worden gewijzigd en zal ter info aan de ALV worden voorgelegd.